Gminy będą mogły SMS-ami informować mieszkańców

Wrocławska firma stworzyła serwis, dzięki któremu gminy SMS-ami powiadamiają swoich mieszkańców o ważnych wydarzeniach. Pomysł najpierw uzyskał dofinansowanie unijne, a potem zajął drugie miejsce w konkursie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości na innowacyjną usługę

Informator SMS-owy kilka miesięcy temu uruchomił u siebie m.in. Lwówek Śląski. Ireneusz Maciejczyk, zastępca burmistrza gminy, opowiada: - Długo zastanawialiśmy się, jak trafić do mieszkańców. W jaki sposób możliwie najszybciej poinformować największą grupę osób. Wybór od razu padł na telefon komórkowy, bo niemal każdy Polak ma już komórkę, a niektórzy nawet dwie czy trzy. Trzeba iść z duchem czasu. Obwieszczenia, ulotki czy informacje na stronie gminy to już za mało, zwłaszcza jeśli chce się szybko powiadomić o czymś istotnym.

Wokół komórek toczy się życie

- To najlepszy sposób na dotarcie do mieszkańców - tłumaczy Leszek Kaczurba, prezes firmy Samorządowy Informator SMS. - W Polsce mamy 44 mln telefonów komórkowych. To urządzenia najczęściej i najpowszechniej używane. Każda nowa technologia jest dziś wprowadzana do telefonu, co pokazuje, że wokół komórek toczy się nasze życie.

Wrocławska firma oferująca gminom wysyłanie SMS-ów do mieszkańców powstała na początku tego roku. Pomysł zyskał dofinansowanie z unijnego Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (działanie 8.1. - Gospodarka elektroniczna). Do tej pory Samorządowy Informator SMS podpisał już umowy z 40 gminami z województwa dolnośląskiego, lubuskiego, mazowieckiego i opolskiego. Kolejne samorządy myślą już o uruchomieniu informatora - m.in. Legnica, Zielona Góra czy Gorzów, ale także wiele mniejszych gmin wiejskich.

Samorządy wykupują pakiety, w ramach których dostają licencję na korzystanie z usługi, materiały promocyjne i określoną liczbę bezpłatnych SMS-ów. - Mają w ten sposób możliwość m.in. szybkiego ostrzegania o załamaniach pogody i innych zagrożeniach - mówi Kaczurba. - Mogą też informować o czasowym braku wody czy remoncie drogi. To są ważne wiadomości nie tylko dla mieszkańców, ale i dla przedsiębiorców. Każdorazowe wyłączenie np. prądu wiąże się z dużymi stratami dla firmy, jeśli wcześniej o tym nie wiedziała i nie przygotowała się.

Samorządy mogą też promować się dzięki SMS-om, uruchamiając serwisy celowe, np. sportowy, kulturalny, studencki czy o przetargach dla przedsiębiorców: - Wszystko zależy od potrzeb gminy. Ważne jest także to, że mieszkańcy nic nie płacą za takie informacje. Wystarczy po prostu, że zarejestrują się w systemie i wybiorą, jakie wiadomości chcieliby dostawać.

Beata Krzos z zarządu Samorządowego Informatora SMS podkreśla, że zainteresowanie usługą wśród samorządowców jest duże: - Początkowo sami szukaliśmy gmin chętnych do uruchomienia takiego systemu w swoich urzędach. Teraz często to wójtowie, burmistrzowie i prezydenci kontaktują się z nami, bo od sąsiedniej gminy usłyszeli, że coś takiego istnieje.

Zaoszczędzą na tonerach

Koszty zakupu informatora zależą od wielkości i potrzeb samorządu. Najtańszy dwuletni pakiet kosztuje 4700 zł, najdroższy 25 tys. zł.

- W przeciętnej gminie, która ma ok. 20 tys. mieszkańców, wydaje się średnio od 8 do 12 tys. zł rocznie na same tonery do drukarek, bo większość informacji jest tam rozpowszechniana na ulotkach przyklejanych na słupach czy drzewach albo poprzez gminne gazetki wydawane raz w miesiącu - mówi Kaczurba. - Samorządy, w których nie działają media lokalne, nie mają wtedy innej możliwości dotarcia do mieszkańców. Uruchomienie usługi SMS-owej pozwala na ograniczenie tych kosztów, jest skuteczniejsze niż kartka wisząca na płocie, a przede wszystkim dociera natychmiastowo z pilnymi i ważnymi wiadomościami.

Według wyliczeń Samorządowego Informatora SMS gminy w pierwszym roku korzystają z usługi za darmo, wykorzystując wówczas darmowe SMS-y, które mają zapewnione w pakiecie. Koszty informowania w kolejnym roku to ok. 8-10 tys. zł, zakładając, że do tej pory w serwisie zarejestruje się ok. 15 proc. mieszkańców.

- Te 15 proc. to już naprawdę bardzo dużo - zaznacza Kaczurba. - W przeciętnym gospodarstwie domowym mieszkają trzy lub cztery osoby. Jeśli SMS-a z informacją o weekendowej imprezie dostanie jeden z członków rodziny, to naturalnie przekaże tę informację pozostałym. W ten sposób wiadomość może dotrzeć do 30 czy nawet 40 proc. mieszkańców gminy. W niektórych samorządach, które uruchomiły informatory kilka miesięcy temu, liczba mieszkańców, którzy na swoje komórki dostają gminne powiadomienia, sięgnęła już ok. 10 proc. ogółu.

Firma zatrudnia doradców, którzy pomagają gminom, jeśli mają problemy w korzystaniu z systemu. Administratorzy serwisu (zwykle jest ich kilku w gminie, bo każdy odpowiada za inną tematykę informacji) przechodzą szkolenia, zanim zaczynają rozsyłać SMS-y.

- Pokazujemy gminom, jak działa informator i uczulamy na kwestie ochrony danych osobowych - opowiada Krzos. - Takie szkolenie jest też okazją dla gmin, by podzielić się pomysłami na promocję serwisu.

Twórcy samorządowego informatora przyznają, że aby serwis spełniał swoją funkcję, konieczne jest stałe zachęcenie mieszkańców do korzystania z niego. - Pomagamy w promocji - zaznacza Krzos. - W ramach pakietu gminy otrzymują ulotki i plakaty, których treść wspólnie ustalamy. Proponujemy też promocyjne gadżety, kubki, na których znajduje się hasło reklamujące gminę i krótkie wyjaśnienie, jak zarejestrować się w informatorze.

Gmina nie ponosi żadnych kosztów związanych z technicznym funkcjonowaniem serwisu, a te są niemałe. Gdyby samorząd chciał samodzielnie uruchomić usługę SMS-ową, musiałby wypełnić szereg wymogów bezpieczeństwa oraz prawnych, np. umieścić kilka serwerów w różnych częściach Polski, by w razie awarii jednego z nich następowało automatyczne przełączenie na kolejny. - A to sporo kosztuje - zaznacza Kaczurba. - Wykupując nasz pakiet, gmina musi troszczyć się jedynie o to, by wypromować informator wśród swoich mieszkańców.

Ruszają w Polskę

Wrocławska firma planuje rozszerzyć swoją działalność na całą Polskę. W tej chwili pracuje w niej kilkanaście osób, a kolejne zostaną wkrótce zatrudnione.

- Czerpiemy ze swoich doświadczeń i wiedzy. Ja sama przez kilka lat pracowałam w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego i dzięki temu wiem, jak wygląda praca urzędu i jakie są jego ograniczenia, a także czego od urzędników oczekują mieszkańcy i jakie są ich potrzeby - mówi Krzos. - W naszym zespole jest także były zastępca burmistrza jednej z dolnośląskich gmin, pracownicy naukowi wrocławskich uczelni, którzy specjalizują się w zarządzaniu danymi i zabezpieczaniu systemów teleinformatycznych i osoby z doświadczeniem w działaniach promocyjnych.

Usługa wrocławskiej firmy spotkała się z uznaniem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Spośród wszystkich przedsiębiorstw, które zyskały unijne dofinansowania na projekty cyfrowe, pomysł Samorządowego Informatora SMS został wybrany jako drugi pod względem innowacyjności.